ГК ЛАНИТ закончила первый этап внедрения системы электронного документооборота (СЭД) LanDocs в учреждении «Управление автомобильных дорог Республики Карелия». Заказчик закупил 60 лицензий LanDocs.
Управление автомобильных дорог Республики Карелия выполняет работы по строительству, реконструкции, капитальному и текущему ремонту и содержанию дорожного хозяйства региона, которое объединяет почти 6500 километров дорог регионального и межмуниципального значения, проведенных через 550 мостов и путепроводов. В штате Управления числятся 125 человек, десять из которых трудятся удаленно.
Работа сотрудников Управления связана с большим количеством договоров, входящих и исходящих документов и корреспонденции. Однако до недавнего времени весь процесс работы с документами происходил с применением бумажных носителей, так как не было принято решение о внедрении системы электронного документооборота.
Необходимость изменений была продиктована тем, что рост интенсивности документооборота привел к увеличению рисков, связанных со срывом сроков исполнения важных документов и снижению эффективности управления деятельностью организации. Для решения этой задачи Управтодор Карелии выбрал одну из ведущих российских СЭД — систему LanDocs.
Включение в систему организации электронного документооборота дало возможность производить сквозной контроль выполнения задач, что обеспечивает руководителю контроль за ходом текущих рабочих процессов. Также система помогает следить за сотрудниками, работающими вне офиса.
Со слов Александра Кошкина, руководителя ИТ, Управтодор Карелии, на сегодняшний день система помогает работе трех заместителей руководителя, специалиста по делопроизводству, начальников отделов и их заместителей, инженеров на местах, а также сотрудников, выполняющих свои обязанности удаленно. Внедрение системы LanDocs, убежден Александр Кошкин, поддерживает рост эффективности профессиональной деятельности, обеспечивает возможность планирования рабочего процесса, а также позволяет контролировать сроки реализации поставленных задач. «СЭД перестает восприниматься исключительно как инструмент надзора в руках начальства и может стать действительно средством коллективной работы», — подчеркнул Александр Кошкин.
В ближайшее время Управтодор Карелии собирается увеличить число пользователей LanDocs еще на 30 человек, а также обеспечить мобильный доступ к веб-клиенту СЭД и задействовать в системе электронного документооборота документы, не вошедшие в первый этап.
