В редакторах Р7-Офис предусмотрено несколько способов ограничить доступ к документам или запретить определённые действия с ними. Самый очевидный — защита паролем, которая делает файл недоступным для всех, кто не знает пароль. Чтобы установить пароль, нужно перейти на вкладку «Файл», выбрать «Защитить» и «Добавить пароль», затем ввести и подтвердить пароль. Рекомендуется использовать сложные пароли с буквами в разном регистре, цифрами и спецсимволами, а также сохранять их в надёжном месте, поскольку при утере пароля восстановить доступ к документу невозможно. Защита паролем работает не только для текстовых файлов, но и для таблиц и презентаций.
Для таблиц предусмотрены дополнительные способы защиты. Защита книги позволяет запретить добавление, удаление, перемещение, переименование, скрытие и просмотр скрытых листов, при этом оставляя возможность редактировать данные. На вкладке «Защита» нажимается кнопка «Защитить книгу», можно задать пароль или оставить защиту без пароля, но тогда снять её можно будет одним нажатием. Более жёсткий вариант — защита листа, которая ограничивает действия пользователей на конкретном листе. В окне защиты листа можно разрешить или запретить выделение ячеек, форматирование, вставку и удаление столбцов и строк, сортировку, использование автофильтра, сводных таблиц и диаграмм, редактирование объектов и сценариев. При попытке выполнить запрещённое действие появляется предупреждение.
Ещё один гибкий инструмент — управление разрешёнными диапазонами. Он позволяет запретить редактирование всех ячеек, кроме определённых диапазонов, настроенных через кнопку «Разрешить редактировать диапазоны» в окне защиты листа. Можно создать новый диапазон, указав его адрес вручную или выделив мышкой, и при необходимости задать пароль для его редактирования. После включения защиты все поля листа становятся недоступными, а в разрешённом диапазоне редактор запросит пароль, если он был установлен. Эти инструменты дают гибкий контроль над доступом и действиями пользователей в документах Р7-Офис.
